Governance
Die D-Governance agiert impactorientiert und effektiv, daher konzentriert sie sich auf wenige funktionale Elemente und Gremien. Sie fördert Umsetzungsprojekte und stärkt die Möglichkeit zur breiten Mitwirkung.
Über die D-Governance sollen Impulse, neue Ideen und Herausforderungen zur Digitalisierung am KIT schnell erfasst und diskutiert werden – mit dem Ziel, kontinuierlich bessere Lösungen zu entwickeln. Die daraus resultierenden priorisierten strategischen Umsetzungsideen werden mit der bestehenden Digitalisierungsstrategie und den laufenden Projekten abgestimmt. Das Digital Office (DO) koordiniert die Umsetzung dieser Projekte und unterstützt die D-Gremien.
Gremien der D-Governance und ihre Aufgaben
Die neue D-Governance umfasst zwei Gremien, einen Digitalisierungslenkungskreis (D-LK) und ein Digitalisierungsforum (D-FO).
Digitalisierungslenkungskreis
Die Aufgaben des Digitalisierungslenkungskreises (D-LK) sind strategischer Natur; seine Mitglieder gehören der ersten und zweiten Leitungsebene des KIT an bzw. vertreten das D-Forum. Der D-LK diskutiert die Weiterentwicklung der Digitalisierungsstrategie, einschließlich der dazugehörigen Visionen und Zielsetzungen. Er berücksichtigt dabei Chancen, Risiken und (neue) Anforderungen. Zudem berät der D-LK über notwendige Priorisierungen und beauftragt die Umsetzung. Dem D-LK wird außerdem über den Umsetzungsstand und den Impact der Projekte berichtet.
Besetzungs des D-Lenkungskreises
Der D-Lenkungskreis setzt sich zusammen aus dem Präsidium, den Bereichsleitenden sowie den Leitungen der Serviceeinheiten und der Leitung des DO. Außerdem gehören dem D-LK vier Vertreterinnen und Vertreter des D-FO. Dies soll sicherstellen, dass die Perspektive des D-FO direkt und unmittelbar auch im D-LK integriert ist.
Ständige Gäste sind zwei Mitglieder des Direktoriums des Rechenzentrums SCC, die Leitung der KIT-Bibliothek (BIB), die Leitung Datenschutz (DSB), die oder der Informationssicherheitsbeauftragte (ISB), die Leitung des Zentrums für Mediales Lernen (ZML) sowie drei weitere Vertreterinnen und Vertreter des DO. Weitere Gäste sind themenspezifisch möglich. Den Vorsitz übernimmt die Vizepräsidentin Digitalisierung und Nachhaltigkeit.
Der D-Lenkungskreis tagt ca. zwei Mal im Jahr.
Digitalisierungsforum
Das zweite Gremium ist das Digitalisierungsforum (D-FO). Es vereint die Perspektive des KIT-Senats und die Sichtweisen der Nutzenden sowie weiterer Digitalisierungsexpertinnen und -experten am KIT und stärkt damit die Mitwirkung. Die Aufgaben des D-FO bestehen insbesondere darin, den D-LK zu beraten, Themen und neue Ideen einzubringen, diese zu diskutieren und gegebenenfalls Projektideen zu entwickeln sowie Feedback zu geben.
Besetzung des D-Forums
Das D-FO setzt sich aus vier Gruppen zusammen.
- vier Vertretungen des D-LK, VP DN, eine Bereichsleiterin/ein Bereichsleiter, eine Leitung einer Serviceeinheit, die Leitung DO;
- elf Vertretungen für die Statusgruppen des KIT-Senats (für die Aufgabe benannte Senatsmitglieder oder durch den Senat benannte Personen) als Nutzende bzw. Expertinnen und Experten zu Fragen der Digitalisierung;
- zehn Vertretungen der Bereiche, zwei Vertretungen der Ressorts sowie zwei Vertretungen des AStA;
- ständige Gäste sind dieselben wie im D-LK, ergänzt um je eine Vertretung von Personalrat (PR) und Chancengleichheit (CHG). Analog sind themenspezifisch weitere Gäste möglich.
Den Vorsitz übernehmen VP DN und die Leitung des DO.
Die Besetzung der Mitglieder des D-FO erfolgt jeweils für zwei Jahre bzw. bei Studierenden für ein Jahr, Verlängerungen des Mandats sind möglich. Besetzung und Mitwirkung erfolgen auf freiwilliger Basis.
Das D-Forum tagt ca. vier Mal im Jahr.
Umsetzung in Projekten
Beide Gremien werden in ihren Rollen und Verantwortlichkeiten von der Digitalisierungs-Implementierungsebene/-Projekte (D-IP) unterstützt. Die D-IP organisiert die Digitalisierungsprojekte im KIT, einschließlich Initiierung, Vorbereitung und Umsetzung. Dies umfasst Projekte zu allen wissenschaftlichen Aufgaben aus Forschung, Lehre und Transfer sowie den Aufgaben in Administration und (IT-)Infrastruktur. Das Digital Office (DO) übernimmt die Koordination und bindet bedarfsabhängig weitere Organisationseinheiten und Personen in die Projekte ein. Innerhalb der D-IP werden auch Datenschutz-, Informationssicherheits- und rechtliche Fragen behandelt. So unterstützt die D-IP über das DO bzw. die weiteren Mitwirkenden und die zugehörigen Projekte effizient die Digitalisierungsprozesse und die Gremien am KIT.
Alle strategischen Digitalisierungsprojekte des KIT sowie weitere zentral initiierte Vorhaben werden in der D-IP gebündelt und sichtbar gemacht. Zudem können auch andere dezentrale, aber KIT-weit wirkende Projekte in der D-IP assoziiert werden.
Auswahl und Finanzierung von Projekten
Die Initiierung und Auswahl von Projekten, die der D-IP zugeordnet werden, erfolgt nach klaren Kriterien, die sich an strategischen und faktischen Erfordernissen orientieren. Auf Fachebene wird ein Priorisierungsvorschlag erstellt, der bei strategischer Relevanz im D-LK diskutiert und dafür zur Entscheidungsfindung vorbereitet wird. Der D-LK bewertet die strategische Relevanz von Projekten und deren Finanzierung, wenn über die vorhandenen Ressourcen hinaus zusätzliche Aufwendungen erforderlich sind.
Kommunikation und Monitoring
Eine aktuelle Liste inklusive kurzer Beschreibung für die Projekte der D-IP ist innerhalb des KIT zugänglich. Neben diesen Basisinformationen können die Projekte selbst aktiv kommunizieren, z. B. erforderlichen Input über Umfragen einholen oder die Ergebnisse an spezifische Zielgruppen verbreiten.
Für das impactorientierte Monitoring des Implementierungsprozesses und der einzelnen Projekte erhalten der D-LK und das D-FO zentrale Informationen im Rahmen eines minimalen Berichtswesens. Diese Informationen dienen als Grundlage für die Diskussion über mögliche Anpassungen und Weiterentwicklungen.
Die hier dargestellte Digitalisierungs-Governance ersetzt mit Beschluss des Präsidiums vom 12. Mai 2025 das bislang gültige IV-Governance-Framework des KIT. Einen ausführlichen Foliensatz zur D-Governance finden Sie hier.